【档案调档函格式及手续】在人事管理中，档案调档是一项常见的工作流程，尤其在人员调动、升学、就业等情况下，需要将个人人事档案从原单位转移到新单位或学校。为了确保档案调档工作的规范性和准确性，了解相关的调档函格式和办理手续至关重要。
一、档案调档函的基本格式
档案调档函是用于申请调取个人档案的正式文件，通常由接收单位出具，内容应包括以下基本要素：
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | 档案调档函 |
| 收件单位 | 接收档案的单位名称 |
| 发件单位 | 原档案保管单位名称 |
| 调档人信息 | 姓名、身份证号、联系方式 |
| 档案编号 | 档案的唯一编号（如有） |
| 调档原因 | 如“因工作调动”、“升学”等 |
| 调档时间 | 预计调档时间或要求完成时间 |
| 附件 | 可附上相关证明材料复印件（如录用通知、录取通知书等） |
| 联系人及电话 | 负责人姓名及联系电话 |
| 单位盖章 | 发件单位公章 |
二、档案调档手续流程
档案调档一般需经过以下几个步骤，具体流程可能因地区或单位不同而略有差异：
| 步骤 | 内容说明 |
| 1. 准备材料 | 包括个人身份证、调档函、相关证明文件（如录用通知、录取通知书等） |
| 2. 提交申请 | 向原档案保管单位提交调档申请，并填写相关表格 |
| 3. 审核与审批 | 原单位对申请进行审核，确认无误后批准调档 |
| 4. 办理转递 | 原单位通过机要通信或专人送交方式将档案转至接收单位 |
| 5. 签收确认 | 接收单位收到档案后，应在调档函上签字并加盖公章 |
| 6. 归档管理 | 接收单位将档案归入本人人事档案中，完成调档流程 |
三、注意事项
1. 调档函需加盖公章：确保调档函的有效性，避免因形式不规范导致调档失败。
2. 档案不得自行携带：档案必须通过官方渠道转递，严禁个人私自携带。
3. 及时跟进进度：调档过程中如遇延误，应及时与原单位或接收单位沟通。
4. 保留相关凭证：调档完成后，建议保存好调档函、签收单等材料以备查证。
四、常见问题解答
| 问题 | 回答 |
| 调档函可以自己写吗？ | 不建议，应由接收单位出具正式调档函。 |
| 档案调档需要多长时间？ | 一般为3-7个工作日，视具体情况而定。 |
| 档案调档是否收费？ | 多数情况下不收取费用，但个别单位可能有规定。 |
| 档案丢失怎么办？ | 应立即联系原单位，补办档案材料或开具相关证明。 |
通过以上内容可以看出，档案调档虽然看似简单，但涉及多个环节和规范要求。只有严格按照流程操作，才能确保档案的安全和顺利转移。无论是单位还是个人，在处理档案调档事务时都应保持谨慎，确保每一步都符合相关规定。
